【会议承办管理制度】为规范公司内部各类会议的组织与承办流程，提升会议效率与质量，确保各项会议目标顺利实现，特制定本《会议承办管理制度》。该制度适用于公司各部门及下属单位在开展各类会议时的承办工作，涵盖会议筹备、执行、总结等全过程。

一、适用范围

本制度适用于公司内部召开的各类会议，包括但不限于：工作例会、专题研讨会、项目汇报会、培训交流会、战略部署会等。凡涉及会议承办的相关单位和个人，均须遵守本制度的规定。

二、职责分工

1. 主办部门：负责提出会议需求，明确会议主题、时间、地点、参会人员及议程安排，并承担会议的主要组织责任。

2. 承办单位：根据主办部门的要求，负责会议的具体筹备与实施工作，包括场地布置、设备调试、资料准备、接待安排等。

3. 综合管理部：协助主办和承办部门进行会议统筹协调，提供必要的资源支持，监督会议承办工作的落实情况。

三、会议承办流程

1. 会议申请

主办部门需提前填写《会议申请表》，说明会议目的、时间、地点、人数、预算等内容，并报相关领导审批。

2. 承办安排

经批准后，主办部门应与承办单位沟通会议细节，明确各自职责，制定详细的会议承办计划。

3. 前期准备

承办单位应在会议召开前做好以下准备工作：

- 场地预订与布置；

- 会议资料整理与打印；

- 设备检查（如投影仪、音响、网络等）；

- 参会人员通知与签到安排；

- 餐饮、交通等后勤保障。

4. 会议执行

会议期间，承办单位需确保各项准备工作正常运行，及时处理突发情况，配合会议主持人完成议程内容。

5. 会议总结

会议结束后，承办单位应撰写会议纪要，汇总会议成果，并向主办部门提交相关材料。同时，对会议承办过程进行评估，提出改进建议。

四、会议经费管理

会议承办过程中产生的费用，应按照公司财务制度进行申报与审批。承办单位需合理控制成本，避免不必要的开支，确保资金使用透明、合规。

五、监督检查与考核

公司相关部门将定期对会议承办情况进行抽查与评估，对于未按制度执行或造成不良影响的单位和个人，将视情节轻重予以通报批评或追究责任。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由公司综合管理部负责解释和修订。各相关部门应结合实际情况，认真贯彻执行，共同推动公司会议管理工作的规范化与高效化。

注：本制度可根据公司实际运营情况适时调整，以确保其适用性和有效性。