【致客户联络函的格式及范文(4页)】在商业往来中，与客户的沟通是建立信任、维护关系的重要环节。而“致客户联络函”作为一种正式的书面沟通方式，常用于企业向客户传达重要信息、说明情况、表达感谢或提出建议等。为了帮助相关从业人员更好地掌握此类文书的写作规范，本文将详细介绍“致客户联络函”的基本格式，并提供一份完整的范文，供参考使用。
一、什么是“致客户联络函”
“致客户联络函”是指企业在与客户进行业务往来过程中，为了解决问题、传递信息、加强沟通而撰写的一种正式信函。它通常用于以下几种场景：
- 向客户说明产品或服务的变化；
- 对客户提出的疑问或投诉进行回应；
- 表达对客户的感谢或合作意愿；
- 提出新的合作方案或建议；
- 通知客户有关合同变更、价格调整等事项。
二、“致客户联络函”的基本格式
一封标准的“致客户联络函”应包含以下几个部分：
1. 公司抬头/信头（可选）
- 包括公司名称、地址、电话、邮箱、网址等基本信息。
- 若为电子版，也可在文档顶部添加公司标志。
2. 收件人信息
- 客户单位名称
- 收件人姓名（如：尊敬的XXX先生/女士）
- 客户联系地址（如有）
3. 发件人信息
- 发件人单位名称
- 发件人姓名、职位、联系方式（如：联系人：张经理；电话：XXX-XXXXXXX）
4. 日期
- 撰写函件的日期（如：2025年4月5日）
5. 标题
- “致客户联络函”
- 或根据内容具体命名，如：“关于XX项目调整的通知”
6. 正文内容
- 开头礼貌问候语（如：“您好！”）
- 正文部分简明扼要地说明来意、背景、目的和建议
- 注意语气得体、措辞准确，避免使用过于生硬或模糊的语言
7. 结尾敬语
- 如：“此致 敬礼！”
- 或“感谢您的理解与支持！”
8. 落款
- 发件人签名（手写或电子签名）
- 发件人姓名、职位、公司名称
三、撰写注意事项
1. 语言简洁明了：避免冗长复杂的句子，确保信息传达清晰。
2. 语气礼貌专业：即使在处理负面信息时，也应保持尊重和客观。
3. 内容真实准确：所有信息必须属实，避免误导或虚假陈述。
4. 格式统一规范：遵循公司或行业标准，保持一致性。
5. 附上相关资料（如有）：如需补充材料，可在函件后附上附件清单。
四、范文示例（第一页）
致客户联络函
尊敬的[客户单位名称]：
您好！
首先，感谢贵公司在过去一段时间内对我司的信任与支持。为更好地推进双方合作，现就[具体事项，如：近期订单交付时间调整]事宜与您进行沟通。
由于[简要说明原因，如：原材料供应紧张、生产计划调整等]，我司原定于[原定日期]的[产品/服务名称]交付时间将有所延迟，预计将于[新日期]完成交付。对此给您带来的不便，我们深表歉意，并已采取相应措施以确保后续工作的顺利进行。
我们非常重视与贵公司的合作关系，也希望此次调整不会影响到双方的合作进度。如有任何疑问或需要进一步沟通的地方，请随时与我司联系。
再次感谢您的理解与配合！
此致
敬礼！
[公司名称]
[发件人姓名]
[职位]
[联系电话]
[电子邮箱]
2025年4月5日
五、范文示例（第二页）
致客户联络函（续）
为保障贵公司项目的正常进行，我司已安排专人负责跟进本次订单的进展，并将在后续定期向贵公司汇报进展情况。同时，我们也正在积极协调供应链资源，力争尽快恢复正常的生产节奏。
此外，针对此次延期可能带来的影响，我司愿意提供相应的补偿方案，具体细节可由我方销售代表与您进一步沟通确认。我们真诚希望此次事件不会影响贵公司对我们的信任与合作意愿。
如果您有任何其他需求或建议，欢迎随时与我们联系。我们将竭诚为您服务，努力提升合作体验。
再次感谢您的理解与支持！
此致
敬礼！
[公司名称]
[发件人姓名]
[职位]
[联系电话]
[电子邮箱]
2025年4月5日
六、范文示例（第三页）
致客户联络函（续）
我们深知，良好的客户关系是企业持续发展的基础。因此，我司始终秉持“以客户为中心”的理念，致力于提供更优质的服务和更高效的解决方案。
未来，我司将继续优化内部管理流程，提升响应速度和服务质量，以更好地满足客户需求。同时，我们也期待与贵公司在更多领域展开深入合作，实现互利共赢。
在此，我们再次对因本次订单延期给您带来的困扰表示诚挚的歉意，并感谢您一直以来的支持与理解。
如有任何问题，欢迎随时与我们联系。我们将第一时间为您解答并提供协助。
此致
敬礼！
[公司名称]
[发件人姓名]
[职位]
[联系电话]
[电子邮箱]
2025年4月5日
七、范文示例（第四页）
致客户联络函（完）
最后，衷心祝愿贵公司在未来的发展中取得更加辉煌的成绩。我司也将一如既往地为您提供优质的产品与服务，共同推动双方合作迈向新的高度。
再次感谢您的理解与支持！
祝商祺！
[公司名称]
[发件人姓名]
[职位]
[联系电话]
[电子邮箱]
2025年4月5日
如需根据实际业务内容定制联络函，可根据上述结构进行适当调整。通过规范的格式和专业的语言，能够有效提升客户对企业形象的认可度，促进长期合作关系的建立与发展。
