【公司文件格式规范(模板)[借鉴]x】在企业日常运营中，文件的规范化管理是提升工作效率、确保信息准确传达的重要基础。为了统一公司内部各类文档的格式标准，提高文件的可读性与专业性，特制定本《公司文件格式规范（模板）》。

一、文件命名规范

1. 基本结构

文件名称应包含以下几部分：

- 公司简称或部门名称

- 文档类型（如：报告、通知、方案、会议纪要等）

- 编制日期（年月日）

- 版本号（如有）

2. 示例

- `市场部_年度总结报告_20240515_v1.docx`

- `行政部_办公用品采购申请单_20240601_v2.xlsx`

3. 注意事项

- 避免使用特殊字符和空格，建议使用下划线“_”分隔各部分内容。

- 文件名长度不宜过长，建议控制在20个汉字以内。

二、文档结构规范

1. 封面页

- 居中显示，字体为黑体或微软雅黑，字号为三号或加粗。

- 作者/编制人：位于标题下方，注明姓名及部门。

- 审核人/批准人：如需，可单独列出。

- 日期：标注文件编制或修订的日期。

2. 目录页（如适用）

- 若文档内容较多，应添加目录页，便于查阅。

- 目录内容应包括章节标题及页码，使用自动编号功能。

3. 正文内容

- 字体与字号：正文建议使用宋体或微软雅黑，字号为小四或四号。

- 段落格式：首行缩进2字符，行距为1.5倍。

- 标题层级：

- 一级加粗，居中，字号为三号；

- 二级加粗，左对齐，字号为四号；

- 三级加粗，左对齐，字号为五号。

- 编号与列表：使用项目符号或数字编号，保持格式统一。

4. 附件说明

- 如有附件，应在正文末尾注明“附件：XXX”，并列出附件名称及数量。

三、排版与格式要求

1. 页面设置

- 纸张大小：A4（21cm×29.7cm）

- 页边距：上下左右均为2.54厘米

- 页眉页脚：页眉可添加公司名称或文档标题，页脚显示页码（居中或右对齐）

2. 图片与表格

- 图片应有图号和图注，如“图1-1：某项目流程图”。

- 表格应有表号和表题，如“表2-1：人员配置表”。

- 图表应与正文内容相关，并在图表上方或下方进行说明。

3. 引用与参考文献

- 如有引用外部资料，应标明来源，采用统一的引用格式（如APA、GB/T 7714等）。

四、版本控制

1. 版本标识

- 每份文件应明确标注版本号，如v1.0、v1.1等，以区分不同版本。

- 修改记录应包括修改人、修改时间、修改内容简述。

2. 文件更新机制

- 文件发布后，若发生重大变更，应重新审核并更新版本。

- 旧版本文件应及时归档或作废处理，避免混淆。

五、文件存储与共享

1. 存储路径

- 所有正式文件应存放在公司统一的文件服务器或云盘中，按部门、项目、日期分类存放。

- 文件夹命名应符合统一命名规则，便于查找与管理。

2. 权限管理

- 根据文件的敏感程度，设置不同的访问权限，确保信息安全。

- 敏感文件应加密保存，仅限相关人员访问。

3. 共享方式

- 内部文件可通过企业邮箱、OA系统或即时通讯工具发送。

- 外部文件应通过加密邮件或安全传输平台进行传递。

六、附则

本规范适用于公司内部所有正式文件的编写与管理，各部门应严格遵守。如有特殊情况，需经上级审批后方可调整格式。本规范由行政部负责解释与修订。

备注： 本文件为通用模板，具体应用时可根据实际业务需求进行适当调整。