【合同编号管理办法管理制度】在企业日常运营中，合同作为法律行为的重要载体，具有重要的法律效力和管理价值。为了确保合同管理的规范化、系统化，提高合同管理效率，避免因编号混乱导致的管理漏洞或法律风险，特制定本《合同编号管理规范》。

本制度适用于公司所有与外部单位签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务协议、合作协议等。凡涉及合同签署、归档、查阅及后续管理的相关人员，均应严格遵守本规定。

一、合同编号的基本原则

1. 唯一性：每份合同必须拥有唯一的编号，不得重复使用。

2. 可追溯性：合同编号应能准确反映合同的签订时间、类型、部门及编号顺序。

3. 统一性：公司内部所有合同编号规则应保持一致，便于管理和查询。

4. 简洁性：编号结构应简明清晰，便于识别和录入。

二、合同编号的构成方式

合同编号由以下几部分组成：

- 年份代码：采用四位数字表示合同签订的年份，如“2025”；

- 合同类型代码：根据合同性质设定不同字母或数字组合，如“CG”表示采购，“XS”表示销售；

- 部门代码：按公司内部部门进行编码，如“HR”为人力资源部，“FIN”为财务部；

- 流水号：按年度内合同签订顺序生成，通常为三位数，如“001”、“002”等。

例如：2025年财务部签订的第5份采购合同，编号为“2025-CG-FIN-005”。

三、合同编号的生成与管理职责

1. 合同起草人：负责在合同初稿阶段填写编号，并确保编号符合规范。

2. 法务或合同管理员：负责审核合同编号的正确性，并在正式签署前确认编号无误。

3. 档案管理人员：负责将已签署合同按编号进行归档，确保资料完整、有序。

四、合同编号的变更与补救

如因特殊情况需要修改合同编号，必须经相关部门负责人审批，并在备注中注明原编号及变更原因。对于因编号错误导致的合同管理问题，相关责任人应承担相应责任。

五、附则

本制度自发布之日起执行，由公司综合管理部负责解释和修订。各相关部门应结合实际情况，认真贯彻执行，确保合同管理工作有序、高效、合规。

通过建立完善的合同编号管理制度，不仅有助于提升企业的合同管理水平，还能有效防范法律风险，增强企业内部管理的规范性和透明度。